1. Kto jest administratorem moich danych osobowych?
Administratorem Twoich danych osobowych jest:
INDELIS sp. z o.o. ul. Władysława Łokietka 5/2, 70-256 Szczecin, Polska NIP: 8522671105 · REGON: 388424067 · KRS: 0000889007
INDELIS odpowiada za bezpieczne przetwarzanie Twoich danych zgodnie z obowiązującymi przepisami o ochronie danych osobowych, w tym z unijnym Ogólnym rozporządzeniem o ochronie danych (RODO).
2. Z kim mogę się skontaktować w sprawie moich danych osobowych?
We wszelkich sprawach dotyczących przetwarzania Twoich danych osobowych możesz skontaktować się z nami:
- e-mailem: info@kindergeld.eu
- telefonicznie: +48 729 685 575
- listownie: INDELIS sp. z o.o., ul. Władysława Łokietka 5/2, 70-256 Szczecin, Polska
INDELIS nie wyznaczył Inspektora Ochrony Danych ani przedstawiciela do spraw ochrony danych.
3. Skąd pochodzą moje dane?
Twoje dane osobowe zbieramy bezpośrednio od Ciebie – zawsze wtedy, gdy kontaktujesz się z nami w sprawie pomocy w uzyskaniu lub odzyskaniu Kindergeld, Differenzkindergeld, 500+, 800+ lub powiązanych świadczeń rodzinnych. W zależności od tego, w jaki sposób i w jakim celu się z nami kontaktujesz, różnić się mogą zakres zbieranych danych, podstawa prawna ich przetwarzania oraz okres ich przechowywania. Poniższe punkty wyjaśniają to cel po celu.
4. Jakie dane przetwarzamy i w jakim celu?
Uwaga na temat „Zestawu danych wnioskowych”
Część opisanych poniżej usług – głównie te, które wiążą się z faktycznym wnioskiem do Familienkasse lub sporem z tym urzędem – wymaga szczegółowego zestawu danych osobowych, ponieważ odpowiada on informacjom, których sama Familienkasse żąda na swoich urzędowych formularzach. Aby nie powtarzać tej długiej listy przy każdym punkcie, definiujemy ją raz w tym miejscu jako Zestaw danych wnioskowych i po prostu odwołujemy się do niej poniżej.
Wnioskodawca / klient: numer Kindergeld; numer PESEL; liczba dzieci; numer telefonu; nazwisko; imię; nazwisko rodowe (w przypadku kobiet); data urodzenia; miejsce urodzenia; płeć; obywatelstwo; ulica, numer domu, kod pocztowy, miejscowość i kraj zamieszkania; stan cywilny; daty zawarcia małżeństwa, separacji, rozwodu lub śmierci małżonka.
Małżonek / partner / drugi biologiczny rodzic dziecka (w tym byli partnerzy): nazwisko; imię; nazwisko rodowe; data urodzenia; obywatelstwo; ulica, numer domu, kod pocztowy, miejscowość i kraj zamieszkania.
Dane do wypłaty: nazwa posiadacza rachunku, na który ma być wypłacany Kindergeld; numer rachunku bankowego; nazwa banku i kod BIC.
Pozostałe: data wypełnienia wniosku lub formularza.
Cele przetwarzania
Zapytania telefoniczne Gdy dzwonisz do nas, aby zapytać o nasze usługi, przetwarzamy Twoje imię, nazwisko i numer telefonu. Jeśli w trakcie rozmowy przekażesz dalsze informacje – na przykład o swoich dzieciach, byłym partnerze, dochodach lub toczących się postępowaniach prawnych – przetwarzamy je również, w zakresie, w jakim je podasz. Podstawa prawna: działania podejmowane na Twoje żądanie przed zawarciem umowy (art. 6 ust. 1 lit. b RODO). Okres przechowywania: do 5 lat.
Umówienie bezpłatnej konsultacji przez naszą stronę internetową Aby umówić konsultację za pośrednictwem kindergeld.eu, przetwarzamy Twoje imię, nazwisko, adres e-mail, numer telefonu oraz krótki opis Twojej sprawy związanej z Kindergeld. Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b RODO. Okres przechowywania: do 5 lat.
Kontakt przez naszą stronę na Facebooku Gdy kontaktujesz się z nami przez naszą stronę na Facebooku, przetwarzamy Twoje imię, nazwisko, adres e-mail, numer telefonu, opis Twojej sprawy oraz – w odpowiednich przypadkach – Twoje zdjęcie profilowe. Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b RODO. Okres przechowywania: do 5 lat.
Korespondencja e-mailowa Gdy kontaktujesz się z nami e-mailem, przetwarzamy Twoje imię, nazwisko, adres e-mail, numer telefonu oraz opis Twojej sprawy. Jeśli dobrowolnie podasz w wiadomości inne dane osobowe – na przykład informacje o swoim zdrowiu – przetwarzamy je również, wyłącznie w zakresie, w jakim je zawarłeś. Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b RODO. Okres przechowywania: do 5 lat.
Przesłanie podsumowania konsultacji i wyceny Po konsultacji przetwarzamy Twoje imię, nazwisko, adres e-mail, numer telefonu oraz opis sprawy, aby przesłać Ci pisemne podsumowanie i wycenę. Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b RODO. Okres przechowywania: do 5 lat.
Zawarcie i wykonanie umowy o świadczenie usług Jeżeli zdecydujesz się powierzyć INDELIS pomoc w sprawach związanych z Kindergeld, przetwarzamy Twoje imię, nazwisko, adres e-mail i numer telefonu w celu zawarcia i wykonania umowy. Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b RODO. Okres przechowywania: do 5 lat.
Wysyłka naszego newslettera Jeżeli zapiszesz się na informacje dotyczące uzyskiwania lub odzyskiwania Kindergeld, przetwarzamy Twoje imię, nazwisko, adres e-mail, numer telefonu oraz opis sprawy. Podstawa prawna: Twoja zgoda lub nasz prawnie uzasadniony interes polegający na informowaniu Cię (art. 6 ust. 1 lit. a lub art. 6 ust. 1 lit. f RODO). Okres przechowywania: do momentu wycofania zgody lub wypisania się z newslettera.
Wypełnienie naszej ankiety wstępnej i pomoc przy wniosku do Familienkasse Aby pomóc Ci przygotować wniosek, prosimy o wypełnienie opracowanej przez nas ankiety, która odzwierciedla urzędowy formularz Familienkasse – została ona przygotowana tak, aby była bardziej zrozumiała dla klientów polskojęzycznych. Wiąże się to z opisanym powyżej Zestawem danych wnioskowych. Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b RODO. Okres przechowywania: do 5 lat.
Dalsze działania po otrzymaniu decyzji Familienkasse Po otrzymaniu przez Ciebie decyzji z Familienkasse możemy przetwarzać Zestaw danych wnioskowych, aby doradzić Ci co do dalszych kroków. Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b RODO. Okres przechowywania: do 5 lat.
Pomoc, gdy Familienkasse odmawia wypłaty Jeżeli Familienkasse odmówi wypłaty świadczenia, przetwarzamy Zestaw danych wnioskowych, aby pomóc Ci dochodzić sprawy. Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b RODO. Okres przechowywania: do 5 lat.
Pomoc, gdy Familienkasse żąda zwrotu świadczeń Jeżeli Familienkasse wezwie Cię do zwrotu już otrzymanych świadczeń, przetwarzamy Zestaw danych wnioskowych, aby udzielić Ci wsparcia. Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b RODO. Okres przechowywania: do 5 lat.
Odzyskiwanie świadczeń nienależnie wypłaconych byłemu partnerowi Jeżeli były partner, małżonek lub drugi biologiczny rodzic dziecka pobiera Kindergeld, który mu nie przysługuje, przetwarzamy Zestaw danych wnioskowych, aby pomóc Ci odzyskać świadczenie. Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b RODO. Okres przechowywania: do 5 lat.
Pomoc w zgromadzeniu dokumentacji Jeżeli uzyskanie niezbędnych zaświadczeń jest utrudnione – na przykład dlatego, że były partner nie chce ich wydać – przetwarzamy Zestaw danych wnioskowych, aby pomóc Ci skompletować akta sprawy. Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b RODO. Okres przechowywania: do 5 lat.
Odpowiedź na wezwanie Familienkasse do weryfikacji danych Jeżeli Familienkasse poprosi Cię o potwierdzenie aktualności Twoich danych, przetwarzamy Zestaw danych wnioskowych, aby pomóc Ci przeprowadzić tę weryfikację. Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b RODO. Okres przechowywania: do 5 lat.
Pomoc w postępowaniu sądowym przeciwko byłemu partnerowi Jeżeli konieczne jest postępowanie sądowe przeciwko byłemu partnerowi, małżonkowi lub drugiemu biologicznemu rodzicowi dziecka, przetwarzamy Zestaw danych wnioskowych, aby pomóc zgromadzić wymagane dowody. Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b RODO. Okres przechowywania: do 5 lat.
Ustalenie Differenzkindergeld (świadczenia różnicowego) Jeżeli pomagamy Ci ustalić prawo do świadczenia różnicowego, przetwarzamy Zestaw danych wnioskowych. Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b RODO. Okres przechowywania: do 5 lat.
Przejście z 500+/800+ na Kindergeld Jeżeli świadczenie 500+/800+ wygasa, a Ty ubiegasz się o dalsze pobieranie Kindergeld, możemy przetwarzać Zestaw danych wnioskowych. Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b RODO. Okres przechowywania: do 5 lat.
Założenie konta w naszym sklepie internetowym Rejestracja konta wymaga przetwarzania Twojego imienia, nazwiska, adresu, adresu e-mail oraz hasła. Podstawa prawna: nasz prawnie uzasadniony interes polegający na zarządzaniu kontami użytkowników (art. 6 ust. 1 lit. f RODO). Okres przechowywania: tak długo, jak Twoje konto pozostaje aktywne.
Zakupy w naszym sklepie internetowym W celu realizacji zakupu (na przykład wzoru dokumentu) przetwarzamy – w odpowiednim zakresie – Twój adres e-mail, imię, nazwisko, adres, kraj, numer telefonu, numer rachunku bankowego oraz numer Kindergeld. Jeżeli jako konsument zażądasz faktury VAT, przetwarzamy dodatkowo Twoje imię, nazwisko i adres. Podstawa prawna: wykonanie umowy sprzedaży oraz nasz prawnie uzasadniony interes polegający na zapobieganiu oszustwom i nadużyciom (art. 6 ust. 1 lit. b i f RODO). Okres przechowywania: tak długo, jak jest to niezbędne do obsługi zamówienia, w tym ewentualnych zwrotów lub reklamacji, nie dłużej niż do upływu terminu przedawnienia roszczeń z umowy.
Prowadzenie naszej strony na Facebooku Przetwarzamy dane osobowe osób, które wchodzą w interakcję z naszą stroną na Facebooku – zazwyczaj imię, nazwisko, pseudonim, zdjęcie profilowe i dane z plików cookie. Podstawa prawna: nasz prawnie uzasadniony interes polegający na promowaniu naszej działalności (art. 6 ust. 1 lit. f RODO). Okres przechowywania: tak długo, jak korzystasz z naszej strony na Facebooku.
Prowadzenie kindergeld.eu oraz ulepszanie i zabezpieczanie naszej strony Aby prowadzić naszą stronę internetową (w tym sklep internetowy), rozumieć sposób korzystania z niej i utrzymywać jej bezpieczeństwo, przetwarzamy dane takie jak odwiedzane podstrony, czas spędzony na każdej z nich, aktywność wyszukiwania, adres IP, przybliżoną lokalizację, identyfikator urządzenia oraz informacje o przeglądarce i systemie operacyjnym. Podstawa prawna: nasz prawnie uzasadniony interes polegający na ulepszaniu i zabezpieczaniu naszych usług (art. 6 ust. 1 lit. f RODO). Okres przechowywania: tak długo, jak odpowiednie pliki cookie pozostają zapisane na Twoim urządzeniu – w każdej chwili możesz to zmienić w ustawieniach przeglądarki.
Dochodzenie i obrona roszczeń; własna rachunkowość W zakresie niezbędnym do uzyskania zapłaty za wykonane usługi przetwarzamy Twoje imię, nazwisko, adres zamieszkania, numer telefonu i numer Kindergeld. Podstawa prawna: nasz obowiązek prawny wynikający z przepisów o rachunkowości (art. 6 ust. 1 lit. c RODO oraz art. 74 ust. 2 ustawy o rachunkowości), a także nasz prawnie uzasadniony interes polegający na dochodzeniu i obronie roszczeń (art. 6 ust. 1 lit. f RODO). Okres przechowywania: przez ustawowy okres przedawnienia roszczeń, a dla celów rachunkowych i podatkowych – 5 lat od końca roku kalendarzowego, w którym powstał dany obowiązek podatkowy.
Obsługa informatyczna Prowadzenie naszej działalności wymaga systemów informatycznych, takich jak poczta e-mail i strona internetowa. Przetwarzamy dane z plików cookie oraz wszelkie informacje przesłane przez formularze kontaktowe na naszej stronie. Podstawa prawna: nasz prawnie uzasadniony interes polegający na prawidłowym funkcjonowaniu naszych systemów (art. 6 ust. 1 lit. f RODO). Okres przechowywania: przez okres przechowywania odpowiednich plików cookie, a w pozostałych przypadkach – przez odpowiadający im okres opisany powyżej.
Zewnętrzna obsługa księgowa Jeżeli Twoje dane osobowe znajdują się na dokumentach księgowych (takich jak faktury VAT lub paragony), przetwarzamy Twoje imię, nazwisko, adres, nazwę firmy i NIP. Podstawa prawna: nasze obowiązki prawne wynikające z obowiązujących przepisów (art. 6 ust. 1 lit. c RODO). Okres przechowywania: przez ustawowy okres przechowywania dokumentacji księgowej, podatkowej, kadrowej i płacowej – co do zasady 5 lat od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął dany termin podatkowy.
Współpraca z dostawcami i kontrahentami Gdy nabywamy towary lub usługi od podmiotów trzecich, przetwarzamy – w odpowiednim zakresie: w przypadku przedstawiciela dostawcy – imię, nazwisko, stanowisko, służbowy adres e-mail, adres służbowy, numer telefonu i nazwę pracodawcy; w przypadku osoby prowadzącej jednoosobową działalność gospodarczą – imię, nazwisko, nazwę firmy, NIP, adres prowadzenia działalności i numer rachunku bankowego. Podstawa prawna: wykonanie umowy z dostawcą (art. 6 ust. 1 lit. b RODO) oraz nasz prawnie uzasadniony interes polegający na prowadzeniu działalności, obronie przed roszczeniami, zapobieganiu oszustwom i utrzymaniu bezpieczeństwa informatycznego (art. 6 ust. 1 lit. f RODO). Okres przechowywania: przez czas trwania relacji biznesowej, do 3 lat od naszego ostatniego kontaktu (lub dłużej, do czasu przedawnienia ewentualnych związanych z nią roszczeń); dane z faktur przechowujemy przez 5 lat od końca danego roku kalendarzowego dla celów VAT.
5. Komu udostępniamy moje dane?
Poważnie traktujemy poufność Twoich danych i udostępniamy je wyłącznie wtedy, gdy jest to niezbędne do świadczenia naszych usług lub wynika z przepisów prawa.
Dostawcy usług. Współpracujemy z dostawcami, którzy wspierają naszą działalność – na przykład z dostawcami usług informatycznych, dostawcami oprogramowania oraz dostawcami hostingu, którzy przechowują dane osobowe w naszym imieniu.
Organy publiczne. Ujawniamy dane osobowe, gdy wymagają tego przepisy prawa – na przykład prokuraturze, Policji, Prezesowi Urzędu Ochrony Danych Osobowych (UODO), Prezesowi Urzędu Ochrony Konkurencji i Konsumentów lub Prezesowi Urzędu Komunikacji Elektronicznej.
Przekazywanie poza EOG. W niektórych przypadkach Twoje dane osobowe mogą być również przekazywane poza Unię Europejską i Europejski Obszar Gospodarczy. Jeżeli chcesz uzyskać więcej informacji o konkretnym przekazaniu i stosowanych do niego zabezpieczeniach, skontaktuj się z nami, korzystając z danych wskazanych w punkcie 2.
6. Czy muszę podać swoje dane?
Podanie niektórych danych jest niezbędne do skorzystania z określonych usług – nasze systemy wyraźnie oznaczają, które pola są obowiązkowe. Jeżeli nie podasz danych obowiązkowych, możemy nie być w stanie wykonać danej usługi. Podanie wszelkich innych danych jest całkowicie dobrowolne. Nie podejmujemy wobec Ciebie decyzji opartych wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu.
7. Jakie mam prawa?
Możesz skorzystać z każdego z poniższych praw, kontaktując się z nami pod adresem info@kindergeld.eu, telefonicznie pod numerem +48 729 685 575 lub listownie na adres INDELIS sp. z o.o., ul. Władysława Łokietka 5/2, 70-256 Szczecin, Polska:
- wycofania zgody na przetwarzanie, jeżeli podstawą przetwarzania jest zgoda
- wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania Twoich danych
- żądania usunięcia Twoich danych („prawo do bycia zapomnianym”)
- żądania ograniczenia przetwarzania Twoich danych
- dostępu do danych, które posiadamy na Twój temat
- żądania sprostowania nieprawidłowych danych
- żądania przeniesienia Twoich danych do innego administratora
8. Jak szybko odpowiecie na moje żądanie?
Odpowiemy na Twoje żądanie – realizując je albo wyjaśniając, dlaczego nie możemy tego zrobić – w ciągu miesiąca od jego otrzymania. Jeżeli Twoje żądanie jest szczególnie skomplikowane lub otrzymaliśmy dużą liczbę żądań, możemy potrzebować dodatkowo do dwóch miesięcy; w takim przypadku poinformujemy Cię o tym z wyprzedzeniem.
9. Czy mogę złożyć skargę?
Jeżeli uważasz, że przetwarzanie przez nas Twoich danych osobowych narusza prawo, masz prawo wnieść skargę do organu nadzorczego – w Polsce jest nim Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych (UODO).
v 2.14.07.2026