1. Kdo je správcem mých osobních údajů?
Správcem vašich osobních údajů je:
INDELIS sp. z o.o. ul. Władysława Łokietka 5/2, 70-256 Szczecin, Polsko NIP: 8522671105 · REGON: 388424067 · KRS: 0000889007
Společnost INDELIS odpovídá za bezpečné nakládání s vašimi údaji v souladu s platnými předpisy o ochraně osobních údajů, včetně obecného nařízení EU o ochraně osobních údajů (GDPR).
2. Na koho se mohu obrátit ve věci svých osobních údajů?
S jakýmikoli dotazy ohledně zpracování vašich osobních údajů se na nás můžete obrátit:
- e-mailem: info@kindergeld.eu
- telefonicky: +48 729 685 575
- poštou: INDELIS sp. z o.o., ul. Władysława Łokietka 5/2, 70-256 Szczecin, Polsko
Společnost INDELIS nejmenovala pověřence pro ochranu osobních údajů ani zástupce pro ochranu osobních údajů.
3. Odkud pocházejí moje údaje?
Vaše osobní údaje získáváme přímo od vás, kdykoli se na nás obrátíte s žádostí o pomoc při získání nebo vymáhání dávek Kindergeld, Differenzkindergeld, 500+, 800+ či souvisejících rodinných dávek. V závislosti na tom, jakým způsobem a z jakého důvodu nás kontaktujete, se mohou lišit údaje, které shromažďujeme, právní základ jejich zpracování i doba jejich uchování. Následující části to vysvětlují účel po účelu.
4. Jaké údaje zpracováváme a proč?
Poznámka k „souboru údajů k žádosti“
Několik níže uvedených služeb – především ty, které se týkají samotné žádosti podávané u Familienkasse nebo sporu s ní – vyžaduje podrobný soubor osobních údajů, protože odpovídá informacím, které Familienkasse sama požaduje ve svých úředních formulářích. Abychom tento dlouhý výčet neopakovali pod každým nadpisem, definujeme jej zde jednou jako soubor údajů k žádosti a níže na něj pouze odkazujeme.
Žadatel / klient: číslo Kindergeld; číslo PESEL; počet dětí; telefonní číslo; příjmení; jméno; rodné příjmení (u žen); datum narození; místo narození; pohlaví; státní příslušnost; ulice, číslo domu, PSČ, město a země bydliště; rodinný stav; data uzavření manželství, rozluky, rozvodu nebo úmrtí manžela/manželky.
Manžel/manželka / partner/partnerka / druhý biologický rodič dítěte (včetně bývalých partnerů): příjmení; jméno; rodné příjmení; datum narození; státní příslušnost; ulice, číslo domu, PSČ, město a země bydliště.
Platební údaje: jméno majitele účtu, na který má být Kindergeld vyplácen; číslo bankovního účtu; název banky a kód BIC.
Ostatní: datum vyplnění žádosti nebo formuláře.
Účely zpracování
Telefonické dotazy Když nám zavoláte s dotazem ohledně našich služeb, zpracováváme vaše jméno, příjmení a telefonní číslo. Pokud během hovoru sdělíte další informace – například o svých dětech, bývalém partnerovi, příjmech nebo probíhajícím soudním řízení – zpracováváme i je, a to v rozsahu, v jakém je poskytnete. Právní základ: kroky učiněné na vaši žádost před uzavřením smlouvy (čl. 6 odst. 1 písm. b) GDPR). Doba uchování: až 5 let.
Rezervace bezplatné konzultace prostřednictvím našich webových stránek Pro rezervaci konzultace prostřednictvím kindergeld.eu zpracováváme vaše jméno, příjmení, e-mailovou adresu, telefonní číslo a stručný popis vaší záležitosti týkající se Kindergeld. Právní základ: čl. 6 odst. 1 písm. b) GDPR. Doba uchování: až 5 let.
Kontakt prostřednictvím naší stránky na Facebooku Pokud nás kontaktujete prostřednictvím naší stránky na Facebooku, zpracováváme vaše jméno, příjmení, e-mailovou adresu, telefonní číslo, popis vaší záležitosti a případně váš profilový obrázek. Právní základ: čl. 6 odst. 1 písm. b) GDPR. Doba uchování: až 5 let.
E-mailová korespondence Když nás kontaktujete e-mailem, zpracováváme vaše jméno, příjmení, e-mailovou adresu, telefonní číslo a popis vaší záležitosti. Pokud ve své zprávě dobrovolně sdělíte další osobní údaje – například informace o svém zdravotním stavu – zpracováváme i je, výhradně v rozsahu, v jakém jste je uvedli. Právní základ: čl. 6 odst. 1 písm. b) GDPR. Doba uchování: až 5 let.
Zaslání shrnutí konzultace a cenové nabídky Po konzultaci zpracováváme vaše jméno, příjmení, e-mailovou adresu, telefonní číslo a popis záležitosti za účelem zaslání písemného shrnutí a cenové nabídky. Právní základ: čl. 6 odst. 1 písm. b) GDPR. Doba uchování: až 5 let.
Uzavření a plnění smlouvy o poskytování služeb Pokud se rozhodnete využít služeb společnosti INDELIS v souvislosti s Kindergeld, zpracováváme vaše jméno, příjmení, e-mailovou adresu a telefonní číslo za účelem uzavření a plnění smlouvy. Právní základ: čl. 6 odst. 1 písm. b) GDPR. Doba uchování: až 5 let.
Zasílání newsletteru Pokud se přihlásíte k odběru informací o získávání nebo vymáhání Kindergeld, zpracováváme vaše jméno, příjmení, e-mailovou adresu, telefonní číslo a popis záležitosti. Právní základ: váš souhlas nebo náš oprávněný zájem na tom, abychom vás informovali (čl. 6 odst. 1 písm. a) nebo čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR). Doba uchování: do odvolání souhlasu nebo odhlášení odběru.
Vyplnění našeho vstupního dotazníku a pomoc s žádostí u Familienkasse Abychom vám pomohli připravit žádost, požádáme vás o vyplnění dotazníku, který jsme vytvořili podle úředního formuláře Familienkasse – navrženého tak, aby byl pro polsky mluvící klienty srozumitelnější. To zahrnuje soubor údajů k žádosti popsaný výše. Právní základ: čl. 6 odst. 1 písm. b) GDPR. Doba uchování: až 5 let.
Další postup po obdržení rozhodnutí Familienkasse Jakmile obdržíte rozhodnutí od Familienkasse, můžeme zpracovávat soubor údajů k žádosti, abychom vám poradili s dalším postupem. Právní základ: čl. 6 odst. 1 písm. b) GDPR. Doba uchování: až 5 let.
Pomoc v případě, že Familienkasse odmítá dávku vyplatit Pokud Familienkasse odmítne vyplatit vaši dávku, zpracováváme soubor údajů k žádosti, abychom vám pomohli věc dále řešit. Právní základ: čl. 6 odst. 1 písm. b) GDPR. Doba uchování: až 5 let.
Pomoc v případě, že Familienkasse požaduje vrácení dávek Pokud vás Familienkasse vyzve k vrácení již vyplacených dávek, zpracováváme soubor údajů k žádosti, abychom vás podpořili. Právní základ: čl. 6 odst. 1 písm. b) GDPR. Doba uchování: až 5 let.
Vymáhání dávek neoprávněně vyplacených bývalému partnerovi Pokud bývalý partner, manžel/manželka nebo druhý biologický rodič dítěte pobírá Kindergeld, na který nemá nárok, zpracováváme soubor údajů k žádosti, abychom vám pomohli dávku získat zpět. Právní základ: čl. 6 odst. 1 písm. b) GDPR. Doba uchování: až 5 let.
Pomoc při shromažďování podkladů Pokud je obtížné získat potřebná potvrzení – například proto, že je bývalý partner odmítá poskytnout – zpracováváme soubor údajů k žádosti, abychom vám pomohli spis zkompletovat. Právní základ: čl. 6 odst. 1 písm. b) GDPR. Doba uchování: až 5 let.
Reakce na výzvu Familienkasse k ověření údajů Pokud vás Familienkasse vyzve k potvrzení, že jsou vaše údaje stále aktuální, zpracováváme soubor údajů k žádosti, abychom vám s tímto ověřením pomohli. Právní základ: čl. 6 odst. 1 písm. b) GDPR. Doba uchování: až 5 let.
Pomoc při soudním řízení proti bývalému partnerovi Pokud je nutné vést soudní řízení proti bývalému partnerovi, manželovi/manželce nebo druhému biologickému rodiči dítěte, zpracováváme soubor údajů k žádosti, abychom pomohli shromáždit potřebné důkazy. Právní základ: čl. 6 odst. 1 písm. b) GDPR. Doba uchování: až 5 let.
Stanovení Differenzkindergeld (rozdílového příspěvku) Pokud vám pomáháme prokázat nárok na rozdílový příspěvek, zpracováváme soubor údajů k žádosti. Právní základ: čl. 6 odst. 1 písm. b) GDPR. Doba uchování: až 5 let.
Přechod z dávky 500+/800+ na Kindergeld Pokud dávka 500+/800+ končí a žádáte o to, abyste místo ní nadále pobírali Kindergeld, můžeme zpracovávat soubor údajů k žádosti. Právní základ: čl. 6 odst. 1 písm. b) GDPR. Doba uchování: až 5 let.
Založení účtu v našem internetovém obchodě Registrace účtu vyžaduje, abychom zpracovávali vaše jméno, příjmení, adresu, e-mailovou adresu a heslo. Právní základ: náš oprávněný zájem na správě uživatelských účtů (čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR). Doba uchování: po dobu, po kterou je váš účet aktivní.
Nákup v našem internetovém obchodě Pro vyřízení nákupu (například vzoru dokumentu) zpracováváme podle potřeby vaši e-mailovou adresu, jméno, příjmení, adresu, zemi, telefonní číslo, číslo bankovního účtu a číslo Kindergeld. Pokud jako spotřebitel požádáte o vystavení faktury s DPH, zpracováváme navíc vaše jméno, příjmení a adresu. Právní základ: plnění kupní smlouvy a náš oprávněný zájem na předcházení podvodům a zneužití (čl. 6 odst. 1 písm. b) a f) GDPR). Doba uchování: po dobu nezbytnou pro vyřízení objednávky, včetně případných vrácení nebo reklamací, nejpozději do promlčení nároků ze smlouvy.
Provoz naší stránky na Facebooku Zpracováváme osobní údaje osob, které komunikují s naší stránkou na Facebooku – zpravidla jméno, příjmení, přezdívku, profilový obrázek a údaje ze souborů cookie. Právní základ: náš oprávněný zájem na propagaci naší činnosti (čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR). Doba uchování: po dobu, po kterou naši stránku na Facebooku používáte.
Provoz webu kindergeld.eu a jeho zlepšování a zabezpečení Pro provoz našich webových stránek (včetně internetového obchodu), pochopení způsobu jejich používání a zajištění jejich bezpečnosti zpracováváme údaje, jako jsou navštívené stránky, doba strávená na každé z nich, vyhledávací aktivita, IP adresa, přibližná poloha, identifikátor zařízení a informace o prohlížeči a operačním systému. Právní základ: náš oprávněný zájem na zlepšování a zabezpečení našich služeb (čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR). Doba uchování: po dobu, po kterou jsou příslušné soubory cookie uloženy ve vašem zařízení – kdykoli to můžete změnit v nastavení svého prohlížeče.
Uplatňování a obrana právních nároků; naše vlastní účetnictví Je-li to nezbytné pro vymáhání úhrady za poskytnuté služby, zpracováváme vaše jméno, příjmení, adresu bydliště, telefonní číslo a číslo Kindergeld. Právní základ: naše zákonná povinnost podle předpisů o účetnictví (čl. 6 odst. 1 písm. c) GDPR a čl. 74 odst. 2 polského zákona o účetnictví) a náš oprávněný zájem na uplatňování a obraně nároků (čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR). Doba uchování: po zákonnou promlčecí dobu nároků a pro účetní a daňové účely 5 let od konce kalendářního roku, v němž vznikla příslušná daňová povinnost.
Podpora IT Provoz našeho podnikání vyžaduje IT systémy, jako je e-mail a naše webové stránky. Zpracováváme údaje ze souborů cookie a veškeré informace odeslané prostřednictvím kontaktních formulářů na našich stránkách. Právní základ: náš oprávněný zájem na řádném fungování našich systémů (čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR). Doba uchování: po dobu uložení příslušných souborů cookie, případně pro jiné účely po odpovídající dobu uvedenou výše.
Externí účetní služby Pokud se vaše osobní údaje objevují na účetních dokladech (například na fakturách s DPH nebo dokladech o zaplacení), zpracováváme vaše jméno, příjmení, adresu, obchodní firmu a NIP. Právní základ: naše zákonné povinnosti podle platných předpisů (čl. 6 odst. 1 písm. c) GDPR). Doba uchování: po zákonnou dobu uchování účetních, daňových, personálních a mzdových dokladů – zpravidla 5 let od konce kalendářního roku, v němž uplynula příslušná daňová lhůta.
Spolupráce s dodavateli a smluvními partnery Pokud nakupujeme zboží nebo služby od třetích osob, zpracováváme podle potřeby: u zástupce dodavatele – jméno, příjmení, pracovní pozici, pracovní e-mail, adresu sídla, telefonní číslo a název zaměstnavatele; u osoby samostatně výdělečně činné – jméno, příjmení, obchodní firmu, NIP, adresu sídla a číslo bankovního účtu. Právní základ: plnění smlouvy s dodavatelem (čl. 6 odst. 1 písm. b) GDPR) a náš oprávněný zájem na provozování našeho podnikání, obraně proti nárokům, předcházení podvodům a zajištění bezpečnosti IT (čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR). Doba uchování: po dobu trvání obchodního vztahu, až 3 roky od posledního kontaktu (nebo déle, do promlčení souvisejících nároků); údaje z faktur uchováváme pro účely DPH 5 let od konce příslušného kalendářního roku.
5. Komu moje údaje předáváme?
Důvěrnost vašich údajů bereme vážně a předáváme je pouze tehdy, je-li to nezbytné pro poskytnutí našich služeb nebo pro splnění zákonných povinností.
Poskytovatelé služeb. Spolupracujeme s dodavateli, kteří podporují náš provoz – například s poskytovateli IT služeb, dodavateli softwaru a poskytovateli hostingu, kteří pro nás osobní údaje ukládají.
Orgány veřejné moci. Osobní údaje zpřístupňujeme tam, kde nám to ukládá zákon – například státnímu zastupitelství, policii, předsedovi Úřadu pro ochranu osobních údajů (UODO), předsedovi Úřadu pro ochranu hospodářské soutěže a spotřebitele nebo předsedovi Úřadu pro elektronické komunikace.
Předávání do zahraničí. V některých případech mohou být vaše osobní údaje předány i mimo Evropskou unii a Evropský hospodářský prostor. Pokud si přejete získat bližší informace o konkrétním předání a o zárukách, které se na ně vztahují, kontaktujte nás prosím pomocí údajů uvedených v části 2.
6. Musím své údaje poskytnout?
Poskytnutí některých údajů je nutné pro využití konkrétních služeb – naše systémy jasně označují, která pole jsou povinná. Pokud povinné údaje neposkytnete, nemusíme být schopni příslušnou službu poskytnout. Poskytnutí jakýchkoli dalších údajů je zcela dobrovolné. Nepřijímáme vůči vám rozhodnutí založená výhradně na automatizovaném zpracování.
7. Jaká mám práva?
Kterékoli z níže uvedených práv můžete uplatnit tak, že nás kontaktujete na adrese info@kindergeld.eu, telefonicky na čísle +48 729 685 575 nebo poštou na adrese INDELIS sp. z o.o., ul. Władysława Łokietka 5/2, 70-256 Szczecin, Polsko:
- odvolat souhlas se zpracováním, je-li souhlas právním základem zpracování
- vznést námitku proti zpracování vašich údajů
- požádat o výmaz vašich údajů („právo být zapomenut“)
- požádat o omezení zpracování vašich údajů
- získat přístup k údajům, které o vás vedeme
- požádat o opravu nepřesných údajů
- požádat o předání vašich údajů jinému správci
8. Jak rychle na moji žádost odpovíte?
Na vaši žádost odpovíme – buď jejím vyřízením, nebo vysvětlením, proč jí nemůžeme vyhovět – do jednoho měsíce od jejího doručení. Je-li vaše žádost obzvláště složitá nebo jsme obdrželi velké množství žádostí, můžeme potřebovat až dva další měsíce; v takovém případě vás o tom předem vyrozumíme.
9. Mohu podat stížnost?
Domníváte-li se, že zpracování vašich osobních údajů z naší strany porušuje právní předpisy, máte právo podat stížnost u dozorového úřadu – v Polsku u předsedy Úřadu pro ochranu osobních údajů (UODO).
v 2.14.07.2026